Firemné porady a schôdze by mali byť pre nadriadených a zamestnancov smerodajné pri určovaní a plnení stanovených cieľov. Nemala by im chýbať účelovosť a efektívnosť. Zo schôdzí by ste mali odchádzať s pocitom, že ste niečo vyriešili. Prvý krok, aby porada bola úspešnou, vedie cez stanovenie jej zámeru.
"Každý nadriadený by mal mať na zreteli, že poradu môže využiť ako účelový nástroj komunikácie so zamestnancami. Jej výhodou je osobná konfrontácia, ktorá môže pomôcť viacerým zainteresovaným stranám pri riešení problémov," hovorí Tatiana Harčárová z personálnoporadenskej a vzdelávacej spoločnosti Human Progress Centre, s. r. o.
Ako správne riadiť porady
1. Kľúčom k efektívnym poradám je premyslená logika a štruktúra schôdzí v rámci celej firmy.
2. Než nadriadený zvolá schôdzu, mal by stanoviť ciele porady a v bodoch spísať jej konkrétny program i s časovým vymedzením pre každý bod.
3. Na úvod schôdze by mal vedúci porady informovať jej účastníkov o jej zmysle, ale aj o tom, čo by malo byť jej vyústením.
4. Vedúci porady by mal dohliadnuť na to, aby sa neodbiehalo od témy a aby nevznikali zbytočne prieťahy pri diskusii.
5. Hlavnou úlohou porady je nájsť riešenie, s ktorým budú spokojní všetci účastníci. Preto je dobré, keď sa problém spoločne rozoberá z viacerých uhlov a na základe niekoľkých stanovísk sa určia možné riešenia.
6. Do času schôdze musí byť započítaný aj čas určený na výstupy účastníkov.
7. Zamestnanci si všímajú aj to, čo si šéf poznamenal, komu a aké úlohy zadal. Tak sa práca sprehľadní a zefektívni.
8. V neposlednom rade je dôležitá i kontrola a monitorovanie toho, ako sa plnia zadelené úlohy, čo je nevyhnutné pre dobré fungovanie firmy.
Typy porád:
Formálne - Dopredu pripravené porady s programom. Najčastejšie pravidelné porady manažmentu.
Účelové - Porady zvolané spravidla s malým predstihom a bez pevného programu. Príkladom môže byť porada zvolaná v reakcii na krízový vývoj alebo schôdzka s klientom.
Riešiteľské - Cieľom týchto porád je vyriešenie problému alebo produkcie nových nápadov.
Informačné - Schôdzky, na ktorých je účelom informovať ostatných. Môžu to byť aj krátke ranné porady útvarov.
Hlavný dôvod prečo sú prady tak dôležité:
1. Zameriavajú pozornosť na to, čo je podstatou organizácie.
2. Ľudia majú sklon podporovať také rozhodnutia, na ktorých sa podieľali.
3. Môžu urobiť ľudí zodpovednejšími za prijaté rozhodnutia.
4. Skupinová diskusia je účinným nástrojom presvedčovania, analyzovania a kreativity.
5. Pomáhajú "rozmraziť" zafixované spôsoby myslenia a vyprodukovať nové prístupy k problémom.
