BRATISLAVA – Mailová komunikácia je nenahraditeľnou formou dorozumievania sa najmä v pracovnom prostredí. Práve tam potrebujeme, aby bola efektívna, no čo to vlastne znamená? Často si myslím, že naše triky fungujú, nie nemusí to byť tak. Kedy je napríklad dobré posielať email, aby mal čo najskoršiu odozvu? Tu je päť mýtov, ktoré si o mailovej komunikácií myslí celý svet.
Pondelky sú najlepším dňom na odosielanie mailov
Rôzne štúdie zistili, že väčšina odpovedí na maily prichádza cez víkend. Je to jednoducho preto, lebo ľudia majú viac času na prípravu odpovede. Počas týždňa je prijímanie a odosielanie emailov na rovnakej úrovni ktorýkoľvek deň, ani pondelok nie je výnimkou. Ľudia predpokladajú, že začiatok pracovného týždňa je ako stvorený na písanie emailov, no práve naopak, ak vám dotyčný neodpovie v ten deň, zrejme si to nechá na víkend.
Ľudia na emaily rýchlejšie odpovedajú ráno
Toto je len sčasti pravda. Rýchlych odpovedí sa dočkajú tí, ktorí svoje maily odošlú medzi šiestou a siedmou ráno, no aj tí, ktorí ich odošlú po ôsmej večer. Takmer 40 percent takýchto mailov má rýchlu odozvu. Opäť ide o to, kedy má cieľový subjekt najviac času, skoro ráno a neskôr večer.
Predmet správy by mal byť krátky
Prekvapivo sa zistilo, že je to jedno. Predmet správy by mal adresátovi naznačiť, čo sa vo vnútri dočíta, ide akoby o titulok. Ten môže byť dlhý, ale aj kratší, závisí o čo ide. Všeobecne by sa mal vyhýbať emotikonom, citoslovciam či osobným hodnoteniam, prijímateľ emailu to nemusí považovať za dôležité.
Viac adresátov znamená viac odpovedí
Táto premisa neplatí vôbec. Ak človek vidí, že tú istú správu ste poslali naraz ďalším desiatim ľuďom, automaticky predpokladá, že niekto iný odpovie a možno ani nebude potrebné, aby sa sám ozval. Štúdia ukázala, že ak napríklad dáte desať ľudí do skrytej kópie, počet odpovedí sa zvýši o desať percent oproti tomu, keď všetkých vypíšete do jedného políčka.
Pošlem mail dnes, zajtra mám odpoveď
Očividne ide o populárny mýtus, avšak až 90 percent odpovedí na mail príde v ten istý deň. Napriek tomu, celková šanca, že vám na mail adresát odpovie, je celkovo malá, podľa štatistík údajne iba 21 percent. Trošku málo, súhlasíte?
